Tres Categorías de Errores en Tu Empresa

Como líderes y dueños de un negocio, enfrentamos una variedad de problemas en nuestras organizaciones. Pero no todos los problemas son iguales. La mayoría de los problemas caen en una de tres categorías, cada una requiere un enfoque diferente para solucionarse.

• **Errores Simples:** Estos se producen cuando ya existe un proceso definido, pero la persona involucrada comete un error. Por ejemplo, un empleado puede olvidar un paso en un proceso o ingresar información incorrecta.
• **Falta de Comprensión:** Estos errores ocurren cuando el empleado no entiende completamente el proceso, a pesar de que este existe. Puede ser que el empleado sea nuevo en la empresa o que la capacitación haya sido insuficiente.
• **Falta de Proceso:** Esta categoría se aplica a situaciones donde no hay un proceso establecido para una tarea o problema específico. Esto puede ocurrir cuando la empresa ha crecido rápidamente o se enfrenta a nuevos desafíos que los procesos existentes no cubren.

Errores Simples: Recordatorios y Apoyo

Los errores simples son los más fáciles de solucionar. Por lo general, un simple recordatorio del proceso correcto es suficiente para corregir el error. Sin embargo, si estos errores se repiten con frecuencia, es importante investigar la causa raíz.

• Puede haber problemas de estrés, falta de compromiso o agotamiento en el empleado. En estos casos, se necesita brindar apoyo adicional, como una mejor gestión del tiempo, descansos más frecuentes o abordar problemas personales que puedan estar afectando su trabajo.
• Es crucial abordar los errores simples de forma rápida y efectiva, idealmente dentro de las primeras 24 horas.

Errores de Falta de Comprensión: Capacitación y Revisión

Los errores de falta de comprensión se resuelven a través de la capacitación. Puede ser un curso de repaso o una revisión individual del proceso con el empleado. El objetivo es asegurarse de que el empleado comprenda completamente el proceso y las expectativas.

• Si los errores de falta de comprensión persisten, es posible que los materiales de capacitación o los métodos de enseñanza deban actualizarse. Revisa la capacitación en comparación con los resultados que estás viendo. ¿Hay lagunas en la capacitación? ¿Hay ciertas partes del proceso con las que los empleados luchan constantemente?
• Es importante proporcionar retroalimentación dentro de una semana para que el empleado tenga el tema fresco en su mente y puedas reevaluar la capacitación.
• Involucra a otros empleados que también puedan beneficiarse de la capacitación actualizada.

Errores de Falta de Proceso: Creación y Documentación

Los errores de falta de proceso son los más complejos, ya que requieren la creación de un nuevo proceso desde cero. Es importante evaluar la situación, definir las necesidades y crear un proceso que aborde el problema.

• Esto puede incluir mapear los pasos, asignar responsabilidades y asegurar que el proceso se alinee con los objetivos generales de la empresa.
• Una vez que el proceso esté en su lugar, es esencial capacitar a los empleados para que lo ejecuten correctamente.
• Si los errores de falta de proceso persisten, es posible que el proceso necesite ajustarse o actualizarse.
• Se necesita tiempo para evaluar el problema, definir y documentar la solución, y capacitar a los equipos.

Importancia de la Clasificación de Errores

Comprender las tres categorías de errores es crucial para una resolución de problemas efectiva.

• No debes dedicar demasiado tiempo a resolver errores simples, ya que estos deben atenderse rápidamente.
• Por otro lado, no puedes apresurarte a resolver problemas de falta de proceso, ya que requieren planificación y ejecución cuidadosa.
• Es importante buscar patrones en los errores. Por ejemplo, muchos errores de falta de comprensión pueden indicar que los métodos de capacitación necesitan una mejora. Muchos errores simples pueden señalar que las prácticas de contratación o el apoyo al equipo necesitan revisión.
• Identificar la categoría del problema te permite establecer las expectativas correctas sobre el tiempo y el esfuerzo necesarios para encontrar una solución.

Conclusión

Al entender las tres categorías de errores, puedes mejorar la gestión de problemas en tu empresa.

• Puedes abordar los errores de forma más efectiva, brindar el apoyo adecuado a tus empleados y optimizar los procesos de tu empresa.
• Identifica la categoría del error y utiliza los enfoques adecuados para resolverlo.
• Asegúrate de que tus empleados estén capacitados y que haya procesos claros para cada tarea.
• La mejora continua de la gestión de errores y la optimización de los procesos de tu empresa te ayudará a lograr un mayor éxito.